Marraine Tendresse de l’Estrie accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels. Dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, vous apprendrez comment notre organisation recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels que vous pourriez lui fournir pendant votre utilisation de nos services, y compris les outils électroniques et autres outils.

La présente politique sur la protection des renseignements personnels fait partie intégrante de nos conditions d’utilisation, lesquelles décrivent les conditions que vous acceptez de respecter lors de votre utilisation de nos services. Nous recueillerons, utiliserons et divulguerons vos renseignements personnels conformément à la cette politique, sans exception. En utilisant les services, vous attestez avoir lu et compris la politique sur la protection des renseignements personnels, et vous consentez à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels conformément à la présente politique. Si vous n’acceptez pas la présente politique, il ne sera pas possible d’obtenir le service.

Objectifs

Cette politique a pour objectif de :

• Présenter les principes régissant la protection des renseignements personnels.
• Définir les rôles et responsabilités des différents intervenants en lien avec la protection des renseignements personnels.

Champ d’application

Cette politique s’adresse à toutes les utilisatrices du service, aux bénévoles (marraines et membres du conseil d’administration) ainsi qu’aux employées de Marraine Tendresse de l’Estrie. Elle est applicable aux renseignements personnels recueillis, détenus, conservés, communiqués, utilisés ou détruits par Marraine Tendresse de l’Estrie.

Principes relatifs à la protection des renseignements personnels

Marraine Tendresse de l’Estrie s’engage à respecter et appliquer les principes relatifs à la protection des renseignements personnels. Les attentes détaillées auprès des divers intervenants responsables de l’application de la politique sont plus amplement décrites dans les directives et procédures qui découlent de la présente politique.

Responsabilité

Marraine Tendresse de l’Estrie est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris ceux confiés à un tiers aux fins de traitement.

1. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

FILLEULES :

• Nom, prénom;
• Âge, genre, citoyenneté;
• Numéro de téléphone;
• Adresse résidentielle;
• Adresse courriel;
• Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre site internet ou notre Facebook).

MARRAINES/BÉNÉVOLES (INCLUANT LES MEMBRES DU C.A.) :

• Nom, prénom;
• Date de naissance;
• Numéro de téléphone;
• Adresse résidentielle;
• Adresse courriel;
• Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre site).

EMPLOYÉES :

• Nom, prénom;
• Date de naissance;
• Numéro de téléphone;
• Adresse résidentielle;
• Adresse courriel;
• Numéro d’assurance sociale;
• Information sur le compte bancaire (dépôt direct des salaires);
• Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre site);

2. Fin pour laquelle s’effectue la collecte de vos renseignements personnels

Marraine Tendresse de l’Estrie peut utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

FILLEULES :

• Vous offrir nos services;
• Gérer notre relation avec vous et votre marraine;
• Recueillir vos informations dans une base de données;
• Répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire du site internet, par courriel, par Facebook ou par téléphone;
• Permettre à votre marraine de vous contacter;
• Communiquer avec vous par courriel au moment de votre inscription pour vous souhaiter la bienvenue chez MTE, tout au long de votre expérience, et à la fin du jumelage afin de vous faire parvenir le formulaire d’évaluation du service;
• Élaborer des statistiques et/ou toutes listes qui pourraient être utiles au bon fonctionnement de l’organisme;
• Conserver des archives;
• Toute autre fin permise ou exigée par la loi.

MARRAINES/BÉNÉVOLES (INCLUANT MEMBRES DU C.A.) :

• Vous inscrire comme membre;
• Gérer notre relation avec vous et votre filleule;
• Vous identifier dans notre base de données;
• Répondre aux questions que vous envoyez par l’intermédiaire du site internet, par courriel, par Facebook ou par téléphone;
• Vous contacter;
• Communiquer avec vous par courriel afin de vous informer des nouvelles de notre organisme, vous inviter aux formations ou à toutes autres activités, vous envoyer des vœux d’anniversaire ou autres;
• Faire le suivi des communications avec vous;
• Élaborer des statistiques et/ou toutes listes qui pourraient être utiles au bon fonctionnement de l’organisme;
• Conserver des archives;
• Toute autre fin permise ou exigée par la loi.

EMPLOYÉES :

• Créer un dossier d’employée;
• Vous contacter;
• Déposer des salaires;
• Préparer les relevés d’impôt de fin d’année;
• Toute autre fin permise ou exigée pas la loi.

3. Quand recueillons-nous vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements personnels lorsque vous :

FILLEULES :

• Utilisez nos services;
• Envoyez une question ou un commentaire à notre organisation par courriel, téléphone, par l’intermédiaire de notre site internet ou de notre Facebook.

MARRAINES/BÉNÉVOLES :

• Lorsque vous devenez membre (bénévole)

EMPLOYÉES :

• Lorsque vous devenez une employée au sein de MTE

4. Limitation de la collecte des renseignements personnels

La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels et nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels conformément à la présente politique.

Consentement

Marraine Tendresse de l’Estrie informe la personne concernée et obtient son consentement pour toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels la concernant, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi. Le consentement peut aussi être donné par un représentant autorisé.

Le consentement doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et ne doit être obtenu par aucun subterfuge.

5. Utilisation, divulgation et conservation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront pas utilisés sans votre consentement à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables. De temps à autre, nous pouvons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires et, le cas échéant, nous modifierons la présente politique sur la protection des renseignements personnels pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement.

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.

6. Liens vers d’autres sites

Notre site internet peut contenir certains liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment Canadon. Quand vous cliquez sur l’un de ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peuvent recueillir des renseignements à votre sujet de façon volontaire ou par l’intermédiaire de témoins ou autres technologies. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites pouvant recueillir et traiter les renseignements recueillis différemment, nous vous encourageons à passer en revue et lire attentivement la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site que vous visitez.

7. Sécurité

Dans le but de protéger vos renseignements personnels, Marraine Tendresse de l’Estrie utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de la sensibilité desdits renseignements.

• Les documents confidentiels sont dans un classeur barré à l’aide d’une clé;
• Les ordinateurs et la base de données sont munis d’un mot de passe personnel qui respecte les règles strictes de sécurité.
• Nous maintenons des mesures de sécurité techniques, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès non autorisé.

8. Accessibilité et exactitude de vos renseignements personnels

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous et nous répondrons à votre demande. Nous devrons vérifier votre identité avant de vous fournir les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Vous pouvez demander qu’une mise à jour ou des changements à vos renseignements personnels soient effectués en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Nous nous efforcerons de corriger ou de mettre à jour les renseignements personnels que vous identifiez être inexacts ou incomplets. Au besoin, les changements seront également transmis aux tiers pertinents ayant accès à ces renseignements.

9. Communications par courriel électronique ou courriel

Marraine Tendresse de l’Estrie respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.

Vous pouvez annuler les envois en envoyant un courriel à direction@marrainetendresse.com, ou en nous téléphonant (819) 562-0406.

10. Modifications à la présente politique sur la protection des renseignements personnels

Marraine Tendresse de l’Estrie peut, de temps à autre et à sa seule discrétion, modifier la présente politique sur la protection des renseignements personnels sans vous donner de préavis à cet effet. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Marraine Tendresse de l’Estrie sont régies par la version de la présente politique sur la protection des renseignements personnels alors en vigueur. Nous afficherons la version la plus récente sur notre site web, veillant à préciser à la fin du document, la date de révision de cette politique sur la protection des renseignements personnels. Veuillez vérifier cette politique sur la protection des renseignements personnels périodiquement pour vous assurer d’être au fait de toute mise à jour ou de tout changement. Votre utilisation continue de notre site web à la suite de changements apportés à la présente politique sur la protection des renseignements personnels constitue votre consentement aux dispositions de la politique sur la protection des renseignements personnels modifiée.

Votre consentement aux dispositions de la présente politique sur la protection des renseignements personnels

Lorsque vous utilisez nos services et que vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que Marraine Tendresse de l’Estrie puisse recueillir vos renseignements personnels et vous consentez sciemment à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et au transfert de vos renseignements personnels conformément à la présente politique. Si vous n’acceptez pas la présente politique sur la protection des renseignements personnels, veuillez ne pas utiliser les services ou de ne fournir aucun renseignement personnel. Si vous ne comprenez pas la nature, l’objet et les conséquences de la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels à Marraine Tendresse de l’Estrie nous vous prions de ne pas utiliser les services, ne fournir aucun renseignement personnel et de communiquer avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous afin que nous puissions répondre à vos questions ou préoccupations.

Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à certaines des fins identifiées dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels en tout temps, en communiquant avec nous selon les coordonnées précisées ci-dessous. Si vous refusez ou retirez votre consentement, vous reconnaissez que Marraine Tendresse de l’Estrie peut ne pas être en mesure de vous fournir ou de continuer à vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.

Rôles et responsabilités

Conseil d’administration

1. Approuve la présente politique et ses modifications, le cas échéant;
2. Désigne la direction responsable de l’application de la présente politique;

Responsable de la protection des renseignements personnels

1. Agit à titre de personne responsable de la présente politique;
2. Gère l’application de la présente politique et des directives en découlant;
3. Agit à titre de responsable pour la gestion de tout incident en lien avec la protection des renseignements personnels conformément aux lois applicables.
4. Rend compte périodiquement au Conseil d’administration sur la gestion de la présente politique;
5. Agit à titre de répondant pour toute question relative à la protection des renseignements personnels.

Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes

Marraine Tendresse de l’Estrie donne la possibilité de porter plainte en cas de non-respect des principes relatifs à la protection des renseignements personnels, en établissant des politiques et directives en rapport avec le traitement des plaintes et le règlement de différends qu’elle rend accessibles aux personnes concernées.

Pour nous joindre

Nous accueillons vos commentaires. Si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations quelconques concernant cette politique sur la protection des renseignements personnels ou si vous choisissez l’une ou l’autre des options suivantes :

• Consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou les supprimer de nos dossiers;
• Demander que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous;
• Signaler toute violation de la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Veuillez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels comme suit :

Nathalie Desrosiers
Marraine Tendresse de l’Estrie
Adresse courriel : direction@marrainetendresse.com
Téléphone : (819) 562-0406

Révision

Cette politique est révisée au besoin sans excéder l’échéance d’une période de 3 ans débutant à la date de son adoption ou de sa dernière révision.

Entrée en vigueur et révision

Cette politique sur la protection des renseignements personnels entre en vigueur le 29 août 2023.