Politique sur la protection des renseignements personnels
Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
Marraine Tendresse de l’Estrie (MTE) accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels, c’est pourquoi elle s’est dotée de la présente Politique de protection des renseignements personnels.
À qui s’adresse cette politique et quels en sont les objectifs ?
Cette politique s’adresse à vous, personnes utilisatrices du service, bénévoles et employées chez Marraine Tendresse de l’Estrie. Elle s’applique à tous vos renseignements personnels transmis à MTE.
Cette politique fait partie intégrante des conditions d’utilisation de nos services, des conditions d’engagement bénévole et d’embauche, que vous acceptez de respecter dans le cadre de votre lien avec notre organisme.
Cette politique a pour objectifs de :
- Décrire les rôles et responsabilités des intervenants concernant la protection des renseignements personnels chez MTE;
- Présenter en détails les principes suivants, qui régissent la protection de vos renseignements personnels chez MTE :
- Type de renseignements personnels recueillis, moment où ils sont recueillis et fins pour lesquelles ils sont recueillis;
- Limitation de la collecte et de notre utilisation de vos renseignements personnels;
- Qualité et exactitude de vos renseignements recueillis;
- Sécurité déployée pour protéger vos renseignements personnels.
Nous recueillerons, utiliserons et communiquerons vos renseignements personnels conformément à cette politique, sans exception.
En utilisant nos services, en vous engageant comme bénévole chez MTE ou en y devenant employée, vous attestez avoir lu et compris cette Politique de protection des renseignements personnels et, conformément à celle-ci, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels. Votre adhésion à cette politique est nécessaire pour obtenir notre service, pour s’engager comme bénévole à l’organisme ou pour y devenir employée.
Que contient cette politique ?
Cette politique vous indique comment notre organisme collecte, utilise, communique, conserve, protège et détruit les renseignements personnels que vous pourriez nous fournir :
- durant votre utilisation de notre service (en tant que personne utilisatrice);
- durant votre engagement bénévole (en tant que bénévole);
- pendant la durée de votre emploi (en tant qu’employée).
Quels sont les rôles et responsabilités des intervenants concernés par cette politique ?
MTE est responsable de tous les renseignements personnels qui lui sont confiés.
Le conseil d’administration
- approuve cette politique et ses modifications, le cas échéant;
- désigne la personne responsable de l’application de la politique (personne responsable des renseignements personnels).
La personne responsable de la protection des renseignements personnels
- Agit à titre de responsable de cette politique :
- gère son application et les directives qui en découlent;
- assure la gestion de tout incident concernant la protection des renseignements personnels, conformément aux lois applicables;
- répond à toute question relative à la protection des renseignements personnels et assure les suivis qui y sont associés;
- rend périodiquement compte au conseil d’administration de la gestion de cette politique.
Quels renseignements personnels recueillons-nous ?
Les renseignements personnels suivants sont recueillis, selon votre lien avec l’organisme :
| FILLEULES | BÉNÉVOLES | EMPLOYÉES |
|---|---|---|
| Nom, prénom | Nom, prénom | Nom, prénom |
| Groupe d’âge | Date de naissance | Date de naissance |
| Numéro(s) de téléphone | Numéro(s) de téléphone | Numéro(s) de téléphone |
| Adresse résidentielle | Adresse résidentielle | Adresse résidentielle |
| Adresse courriel | Adresse courriel | Adresse courriel |
| Photo | Numéro d’assurance sociale | |
| Information sur le compte bancaire (pour dépôt direct du salaire) |
Quand effectuons-nous la collecte de vos renseignements personnels ?
Vos renseignements personnels sont recueillis à des moments précis, selon votre lien avec l’organisme :
| FILLEULES | BÉNÉVOLES | EMPLOYÉES |
|---|---|---|
Lorsque vous faites appel à nos services et que vous les utilisez |
Lorsque vous devenez membre (bénévole) | Lorsque vous devenez employée chez MTE |
| Lorsque vous nous transmettez une question ou un commentaire par courriel, par téléphone ou via notre site internet et notre page Facebook |
À quelles fins effectuons-nous la collecte de vos renseignements personnels ?
Vos renseignements personnels sont recueillis pour des motifs précis, selon votre lien avec l’organisme :
| FILLEULES | BÉNÉVOLES | EMPLOYÉES |
|---|---|---|
| Vous offrir nos services | Vous inscrire comme membre | Créer un dossier d’employée |
| Actualiser notre relation avec vous et entre vous et votre marraine | Actualiser notre relation avec vous et entre vous et votre filleule | Communiquer avec vous |
| Recueillir vos informations dans une base de données | Vous identifier dans notre base de données | Déposer des salaires |
| Répondre à vos questions via internet, Facebook, par courriel ou par téléphone | Répondre à vos questions via internet, Facebook, par courriel ou par téléphone | Préparer les relevés d’impôt de fin d’année |
| Permettre à votre marraine de communiquer avec vous | Communiquer avec vous par courriel afin de vous informer des nouvelles de notre organisme, vous inviter aux formations ou à toutes autres activités, vous envoyer des vœux d’anniversaire, faire des suivis ou autres | |
| Communiquer avec vous par courriel lors de votre inscription pour vous souhaiter la bienvenue chez MTE, s’assurer de votre satisfaction durant votre jumelage et, à la fin de celui-ci, vous faire parvenir un formulaire d’évaluation du service | Élaborer des statistiques ou toutes listes qui pourraient être utiles au bon fonctionnement de l’organisme | |
| Élaborer des statistiques ou toutes listes qui pourraient être utiles au bon fonctionnement de l’organisme |
Quelle est la limitation quant à la collecte de vos renseignements personnels ?
La collecte de vos renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans cette politique.
CONSENTEMENT
MTE vous informe et obtient votre consentement, qui doit être libre et éclairé, pour toute collecte, utilisation ou communication de vos renseignements personnels, sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi. Ce consentement peut aussi être donné par un représentant dûment autorisé.
Quelle est la limitation quant à l’utilisation de vos renseignements personnels ?
Vos renseignements personnels seront utilisés avec votre consentement exclusivement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou conformément aux lois applicables (ex. : Loi sur le registraire des entreprises).
Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour parvenir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour respecter nos obligations légales.
LIENS VERS D’AUTRE SITES
Notre site internet peut contenir des liens vers d’autres sites Web ou ressources Internet, notamment Canadon. Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous entrez en contact avec un autre site Web ou une autre ressource Internet qui peut recueillir des renseignements personnels vous concernant, via des témoins ou d’autres technologies. MTE n’est pas responsable des pratiques de protection de la vie privée ou du contenu de tout autre site dont le propriétaire-exploitant est une tierce partie. Ces autres sites peuvent recueillir et traiter vos renseignements personnels selon leur propre politique de protection des renseignements personnels. Nous vous encourageons à lire attentivement la politique de chaque site que vous visitez.
Quelles mesures de sécurité protègent vos renseignements personnels ?
Dans le but de protéger vos renseignements personnels, MTE utilise des mesures de sécurité qui tiennent compte de leur sensibilité.
- Les documents confidentiels sont conservés dans un classeur verrouillé à l’aide d’une clé;
- Les ordinateurs et la base de données sont munis d’un mot de passe personnel qui respecte des règles strictes de sécurité.
Nous maintenons des mesures de sécurité, matérielles et administratives raisonnables pour protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol et tout accès non autorisé à ceux-ci.
Quelles mesures sont déployées pour vous assurer l’accessibilité à vos renseignements personnels et leur exactitude ?
Vous pouvez en tout temps demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, en communiquant avec nous aux coordonnées présentées plus loin dans ce document. Avant de vous fournir ces renseignements, nous devrons vérifier votre identité.
Vous pouvez également demander qu’une mise à jour ou des changements soient apportés à vos renseignements personnels en communiquant avec nous. Nous corrigerons ou mettrons à jour vos renseignements personnels que vous considérez être incomplets ou inexacts, et ce, dans des délais raisonnables. Si nécessaire, les changements apportés seront également transmis à des tiers ayant accès à ces renseignements.
À quoi s’attendre concernant les communications de MTE par courriel ?
MTE respecte la Loi canadienne antipourriel (LCAP) et ne vous enverra pas de communications électroniques qui contreviennent à cette Loi.
Vous pouvez en tout temps faire annuler les envois électroniques en nous en faisant la demande par courriel à : direction@marrainetendresse.com, ou en nous téléphonant au (819) 562 0406.
Des modifications pourraient-elles être apportées à cette politique ?
Si nécessaire, MTE peut réviser et modifier cette politique sans préavis et à sa seule discrétion. La collecte, l’utilisation, la communication et la protection de vos renseignements personnels par MTE sont régies par la présente version la plus récente de cette politique en vigueur. Cette version sera affichée sur notre site web.
La date de révision de la politique sera clairement indiquée dans le document. La révision est effectuée en cas de besoin et au plus tard 3 ans après la date d’adoption de la révision précédente.
Nous vous suggérons de vérifier périodiquement cette politique afin de connaître toute mise à jour ou tout changement apporté à celle-ci.
Qu’arrive-t-il en cas de consentement et de non consentement aux dispositions de cette politique ?
Lorsque vous utilisez nos services ou que vous vous engagez comme bénévole ou comme employée, et que vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous consentez à ce que MTE puisse recueillir vos renseignements personnels et vous consentez également à leur collecte, à leur utilisation et à leur communication, conformément à la présente politique.
Sous réserve des exigences légales et contractuelles, vous pouvez refuser de donner votre consentement à certaines des fins identifiées dans cette politique, ou le retirer en tout temps, en communiquant avec nous aux coordonnées indiquées plus loin.
En refusant de donner votre consentement ou en le retirant, vous reconnaissez que MTE peut être dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles.
Dans les cas présentés ci-dessous, nous vous demandons de vous abstenir de recourir à nos services et d’éviter de nous fournir vos renseignements personnels :
- Vous ne comprenez pas la nature, l’objet et les conséquences de la collecte, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels chez MTE;
- Vous n’adhérez pas la présente politique de protection de renseignements personnels.
Quoi faire si je veux porter plainte en cas de non-respect des principes qui régissent cette politique?
MTE donne la possibilité aux personnes concernées de porter plainte en cas de non-respect des principes qui régissent cette politique concernant la protection de vos renseignements personnels.
MTE rend accessible sur demande des politiques et directives pour soutenir le traitement des plaintes et le règlement de différends.
Comment nous joindre ?
Veuillez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez MTE ci-dessous :
- si vous avez des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant cette politique;
- si vous voulez consulter les renseignements personnels que vous nous avez fournis pour en vérifier l’exactitude, en faire la mise à jour ou la supprimer de nos dossiers;
- si vous voulez que nous cessions d’envoyer des communications électroniques ou tout autre contact avec vous;
- si vous souhaitez signaler toute violation de cette politique de protection des renseignements personnels.
Nathalie Desrosiers
Marraine Tendresse de l’Estrie
direction@marrainetendresse.com
(819) 562-0406
Source : Cette politique s’inspire largement du document original Exemple d’une politique interne de gouvernance de données [Lemay, N. (2023). Bénévoles d’expertise (BE)], disponible à :
https://docs.google.com/document/d/1RxPfHTWuLkmX6GxebcSzHk-OWkPga5Lk/edit?tab=t.0
Politique de protection des renseignements personnels – Marraine Tendresse de l’Estrie
Entrée en vigueur : 29 août 2023, révisée et adoptée le 2 septembre 2025
Prochaine date de révision : septembre 2028